TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS

SISTEMA

Sistema de información para el manejo de las historias clínicas de  odontología  de la IPS  ortodoncia activa Ltda.

MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES

NIVEL PROFESIONAL: odontólogo

CÓDIGO: 001

DEPENDENCIA: ortodoncia activa Ltda.

OBJETIVOS

Ejecutar labores profesionales de odontología en programas de promoción,  protección, recuperación de la salud oral y rehabilitación del paciente en una  institución de cualquier nivel de atención con el fin de velar por la buena salud  oral en  la clínica.

DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES

·         Participar en el diagnóstico y pronóstico del estado de salud de la población del área de influencia.

·          Participar en las brigadas de salud de acuerdo con las necesidades de la comunidad en el área.

·          Efectuar consulta odontológica ambulatoria, realizando los tratamientos que se deban ejecutar a ese nivel.

·         Remitir a los pacientes que lo requieran al nivel superior de atención conforme a las normas establecidas.

·         Participar en los programas de promoción, educación y prevención de enfermedades orales en la comunidad.

·         Establecer y mantener las relaciones de coordinación con las demás reparticiones de la institución para lograr una eficaz prestación de los servicios de salud.

·         Procurar la consecución oportuna de los recursos necesarios y promover la utilización racional de los disponibles.

·         Evaluar las actividades e impacto de la prestación de los servicios de salud oral a la comunidad.

·         Las demás funciones asignadas por el superior inmediato de acuerdo  el nivel,  la naturaleza y el área de desempeño del  cargo.

NIVEL ASISTENCIAL

DENOMINACIÓN DEL EMPLEO: auxiliar de odontología

CÓDIGO: 002

DEPENDENCIA: ortodoncia activa Ltda.

OBJETIVO

Es un cargo de carrera administrativa donde existe  la ejecución de labores asistenciales en procedimientos de nivel auxiliar en salud oral, en un organismo de atención a las personas.

DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES

·         Preparar el ambiente del consultorio odontológico.

·          Preparar los materiales y medicamentos que se requieran en la atención diaria de los pacientes.

·          Preparar y esterilizar el instrumental, equipo y materiales y alcanzar el instrumental al odontólogo.

·         Revelar radiografías.

·          Elaborar los diferentes registros según las normas establecidas.

·          Velar por el cuidado de los equipos e instrumental.

·           Las demás funciones asignadas por el superior inmediato de acuerdo con el nivel,  la naturaleza y el área de desempeño del  cargo.

NIVEL PROFESIONAL: recepcionista

CÓDIGO: 003

DEPENDENCIA: ortodoncia activa Ltda.

OBJETIVO

Es un cargo de carrera administrativa donde existe una ejecución de servicio al cliente

DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES

·         Atender el teléfono recibiendo o haciendo llamadas y trasladándolas a los interesados.

·          Recibir y atender a los usuarios y demás personal externo que  llegue a la institución.

·         Recibir la correspondencia y trasladarla a las personas remitidas llevando un registro de la  misma.

·         Agendar las citas solicitados por los pacientes se telefónicamente o personalmente.

·          Las demás que le asigne el Gerente

SUBSISTEMAS

·         Pacientes

·         Odontólogos (ortodoncia, endodoncia, periodoncia y odontólogo general)

·         Historias clínicas odontológicas.

·         Auxiliar de odontología

·         Recepcionistas

·         Citas (programación, agenda)

 Definición de cada uno de los subsistemas:

PACIENTE: usuario al cual llega al consultorio para solicitar un  servicio de odontología.

ODONTÓLOGO: El odontólogo centra sus actividades en le prevención, atención y rehabilitación en materia de salud dental.

HISTORIAS CLÍNICAS:

a) Desarrollar una historia clínica dental, capaz de reunir todos los elementos de diagnóstico necesarios.  

·         Historial médico del paciente.

·         Odontograma.

·         Periodontologia

·         Detalle de la prestaciones dentales realizadas

·         Informe para el médico

b) Que sea rápida de cargar con los datos indispensables para un diagnóstico eficaz.

·         Con preguntas concisas, cuya respuestas es afirmativa o negativa  SI / NO

·         Con preguntas a desarrollar en caso afirmativo.

·         Con índices epidemiológicos específicos para la enfermedades más comunes de la boca.

c) De fácil gestión, para el profesional y personal auxiliar.

AUXILIAR DE ODONTOLOGÍA

·         Permanecer en el consultorio cuando el odontólogo esté atendiendo el usuario.

·         Instrumentar y preparar racionalmente los materiales odontológicos, velando por su adecuada manipulación,

·         dosificación y conservación.

·         Responder por el cumplimiento de las normas de esterilización rigurosamente, empleando los medios químicos y físicos

·         según los protocolos, controlando el proceso de esterilización, funcionamiento del autoclave, sustancias químicas.

RECEPCIONISTA:

·         Atender a los usuarios en primera instancia, ya sea en forma personal o  telefónicamente. Brindándole información veraz y oportuna, tratando en lo posible de dar respuesta a sus preguntas, de forma cordial y tolerante.

·         Dar, cancelar, cambiar y confirmar las citas odontológicas, de acuerdo a la disponibilidad horaria de los odontólogos, necesidades del usuario y tiempo que demande el procedimiento según el odontólogo, verificando cumplimiento de requisitos.

PROGRAMACIÓN AGENDA (CITAS)

Se programa por anticipación una cita previa para cada paciente dependiendo la especialidadla cual necesita que lo atienda con el fin de mejorar la comunicación telefónica y la asignación de citas oportunas.

SINERGIA

La sinergia es la integración de elementos que da como resultado algo más grande que la simple suma de estos, es decir, cuando dos o mas elemento se unen  sinérgicamente se crea un resultado que aprovecha y maximiza las cualidades de cada uno de los elementos. Es la interacción de sistemas que conforman un nuevo objeto. Acción o coordinación de dos o más causas o partes (elementos) cuyo efecto es superior a la suma de efectos individuales.

LAS RELACIONES QUE SE INTERCAMBIAN ENTRE LOS SUBSISTEMAS SON:

·         RECEPCIONISTA-PACIENTE:  Es la persona encargada de brindarle al paciente información sobre la prestación de servicio y le agenda la citas de todos y cada uno de los pacientes dependiendo del servicio que se va prestar

·         ODONTOLOGO-PACIENTE: Es el profesional encargo de prestar el servicio solicitado por el paciente, ejemplo: El odontólogo le realiza una resina a el paciente el cual a cambio de este procedimiento debe cancelar un valor monetario ya acordado con el odontólogo.

·         AUXILIAR –PACIENTE: La auxiliar es La persona encargada de velar por la seguridad del paciente durante el procedimiento realizado por el odontólogo, es la encarga de verificar la esterilización del instrumental.

·         HISTORIA CLINICA-PACIENTE: En la historia clínica esta almacenada la información sobre los procedimientos realizados al paciente, la cual contiene la información personal del paciente.

·         PRAGRAMACION DE CITAS-PACIENTE: Es la asignación de cita previa a el paciente validando con el paciente la disponibilidad de su tiempo, para el cumplimiento de esta cita.

·         RECEPCIONISTA-ODONTOLOGO: Es la persona encargada del manejo de agenda, de cada odontólogo de acuerdo a el asignación de citas previas con el paciente, de acuerdo a el procedimiento que se le beba realizar a el paciente, estas citas tendrán un tiempo ya acordado.

·         ODONTOLOGO-AUXILIAR: La auxiliar es la cargada del alistamiento del material necesario de acuerdo al procedimiento que realice el odontólogo.

·         AUXILIAR-HISTORIAS CLINICAS: La auxiliar se encarga del manejo de la historia clínica, relacionando dentro de la misma el procedimiento realizado por el odontólogo, es la responsable de que este correctamente archivada.

·         HISTORIA CLINICA-PROGRAMACION DE CITAS: En la historia clínica debe constar  el procedimiento realizado por el odontólogo, con el atacamiento de los parámetros de fecha y hora, ya acordados por el paciente en la programación de dicha cita, en caso de no asistir a esta cita en la historia clínica debe constar el incumplimiento de la misma.

PROGRAMACION DE CITAS-RECEPCIONISTA: La recepcionista persona encargada de acordar con el paciente la asignación de la cita, teniendo en cuenta fecha y hora para la misma.

ENTORNO Y MEDIO AMBIENTE DEL SISTEMA

MISION

ORTODONCIA ACTIVA es una institución privada de prestación de servicios odontológicos generales y especializados que con calidad humana, trabajo en equipo, tecnología disponible, costos accequibles, excelencia e idoneidad de nuestros profesionales; ofrecemos a nuestros usuarios la mejor calidad integral en la atención de la salud en propósitos de mantener, mejorar, recuperar y rehabilitar  la salud oral de los pacientes.

VISION

En el 2012 seremos una institución líder en la prestación de servicios odontológicos generales y especializados; brindando un servicio de excelente calidad; con oportunidad de atención y costos accequibles; con el más alto grado de satisfacción de los pacientes y  profesionales.

OBJETIVOS

·         puntualidades en las citas

·         servicio integral

·         excelencia profesional

·         seguridad, calidad y garantía de los tratamientos

·         utilización de excelentes materiales

·         fácil acceso a nuestros consultorios

METAS

Las metas de la IPS ORTODONCIA ACTIVA es brindar un servicio de mejor calidad cada día para satisfacer las necesidades de los usurarios, poniendo a su disposición los mejores profesionales para de esta forma obtener calidad en el servicio. El cual esta vigilado por la secretaria de salud y medio ambiente.

PLAN ESTRATÉGICO

• Estudia las capacidades de cada profesional puesto a la disposición del usuario para esta forma garantizar la calidad del servicio.
• realizar publicidad de la clínica IPS ortodoncia activa en medios de comunicación como periódico, volantes, televisión y radio para de esta forma dar a conocer la clínica y los servicios que se prestan en ella.
• otra forma de aumentar el mercadeo es incentivando a los usuario por la adquisición del servicio esto se llevaría a cabo como bonos, regalos, descuentos. etc..
• evaluar el entorno en que se encuentra la empresa  ubicada para obtener mayor mercadeo teniendo como punto de referencia la competencia.

ENTROPIA

La entropía de la IPS ortodoncia activa es que debido a la gran demanda del servicio el consultorio manifiesta que tiene muchas dificultades en el manejo del archivo de las historias clínicas en el momento de sacarlas y archivarlas nuevamente ya que cada vez hay mas volumen de pacientes y eso hace que el archivador que se tiene en el consultorio ya no tenga mas espacio adecuado para guardarlas y por tal motivo se están deteriorando exponiéndose a perder mucha información de los pacientes que asisten frecuentemente al consultorio .

Otro de los grandes inconvenientes que produce el manejo del archivador es el tiempo que se pierde al momento de buscar las historias clínicas, ya que aunque el consultorio ortodoncia activa  ha procurado mantener un orden la falta de espacio ha ocasionado que con el paso del tiempo no sea fácil ubicar las historias lo que hace perder tiempo alauxiliar entre consulta y consulta lo que deriva en perdida de tiempo para los pacientes y perdida de tiempo en consultas que podría aprovechar el consultorio si existiera algún tipo de sistema que facilitara la búsqueda de dichas historias.

Otra parte de la entropía que encontramos es reconocimiento de la empresa ya que se encuentra dentro de un centro comercial y por falta de publicidad muchas personas no saben que se presta un servicio de salud.

NEGUENTROPÍA

Es todo lo contrario de entropía en este tema encontramos la organización que se debe tener en la empresa con base al servicio prestado para el buen funcionamiento de la misma con el fin de mejorar la calidad de la atención del usuario para disminuir el impacto de riesgos, todo esto se puede cumplir teniendo una base de datos para guardar la información, un software para el manejo de la información y suficientes equipos tecnológicos para manejar la información en red dependiendo de los personas que la manejan.

HOMEOSTASIS

La homeostasis de la IPS ortodoncia activa teniendo en cuenta que la neguentropia es el equilibrio del sistema de nuestra empresa, ya que con este aumentamos la calidad del servicio, mayores entradas económicas y reconocimiento a nivel comercial, con la publicidad lograríamos que nuestra empresa crecieran continuamente.

Es necesario tener encuenta que a lo largo del funcionamiento de nuestra empresa se ha acreditado por su calidad y buen servicio, gracias a él buen desempeño de sus empleados los cuales han ganado la confianza y fidelidad de los pacientes, esto se ha visto con el aumento de las consultas diarias, gracias también a él buen de la empresa.

Esta seria la forma adecuada del funcionamiento de la empresa ya que aumentaríamos las entradas económicas y de esta forma disminuir los costos evitando los reproceso en el servicio.

RETROALIMENTACION

En la clínica ortodoncia activa encontramos un falencia en un subsistema en el cual nos enfocaremos para detallar un poco en lo que se esta fallando.

En este subsistema que es el de la programación de citas encontramos que aquí se tiene una agenda en físico donde de realiza la anotación de las citas y los datos actuales de los pacientes para podernos comunicar con ellos por vía telefónica. En días pasados una de estas agendas se refundió lo cual se genero la perdida total  de información de los pacientes, esto a llevado a que se tengo que buscar historia por historia en los archivos para recolectar dicha información lo cual creo la perdida de tiempo del personal de la clínica y los importante es que la información se ha convertido errónea ya que los pacientes o han perdido su teléfono móvil  de han cambiado de domicilio. Todo esto ha llevado a que la suma de los pacientes que estaban citados se han reducido por un 40% ya que estaban acostumbrados  a que se les recordara la cita.

RETROALIMENTACIÓN POSITIVA Y NEGATIVA

Se recopilo nuevamente la información de la agenda extraviada con la perdida de la misma se decidió que era necesario guardar la información en lugar las seguro en una base de datos en el computador del consultorio, de igual forma se modifico los objetivos del profesional quien semanalmente atendida a 60 pacientes en el trascurso de la semana en la cual se perdió la agenda el profesional atendió  40 pacientes, esto por la pérdida de la información.

OBJETIVOS DEL SUBSISTEMAS

El objetivo del subsistema de programación de citas, es el de tener una información correcta y veraz que sea de fácil acceso, ya que es necesario para el buen desarrollo de nuestro sistema, para lograr este necesitamos del  apoyo de todos los subsistemas que conforman el sistema , iniciando por la información indicada por el paciente la cual será la fuente para presentarle el mejor servicio, y que obtenga así los beneficios que brinda nuestro sistema, el buen desempeño que realice el odontólogo garantiza la conformidad del servicio brindado y de esta forma en la que todos los subsistemas trabajen en cohesión se cumplirá el objetivo del subsistema.

EL MEDIO DEL SISTEMA

El medio de nuestro sistema   en ubicación geográfica es el centro comercial el sistema  se ha encontrado en este medio desde su inicio, en cual ha logrado  sobre vivir gracias a su capacidad  de fácil adaptación a los cambios presentados en el medio.

Nuestro sistema esta rodeado de amenazas a nivel de mercadeo ya que por su ubicación encontramos competencias capaces de lograr que nuestras ventas se reduzcan. Para esta situación se están planeando varios tipos de estrategias la cuales se llevaran a cabo con el fin de mejorar el mercadeo de la clínica reduciendo costo, prestando servicio de calidad garantizándole al usuario seguridad y confianza en sus tratamientos e incentivándole con pequeños detalles que le agrade al paciente.

LOS RECURSOS DEL SISTEMA.

Los recursos del sistema son aquellos que nos llevan a el desarrollo dependiendo de los medios que vamos a necesitar para lleva a cabo los objetivos propuestos, en este caso muestra recursividad es:

 Humana: en esta parte del recurso hace parte los profesionales en las diferentes áreas de la odontología, las auxiliares y recepcionista que por el trabajo en grupo se logra la satisfacción del usuario por medio de la prestación del servicio.

Tecnológico: estos recursos son una de las bases fundamentales en este sistema ya que por medio de este se realizara los archivos de informaciones los cuales se guardara los datos delos pacientes con seguridad de no tener perdida de la misma, nos facilitara el manejo de las historias clínicas para consignar las evoluciones diarias de los pacientes.

Económicos: aquí se habla de estimación de costos se hace referencia,  exclusivamente, al esfuerzo humano para llevar a cabo los objetivos planteados para el sistema

COMPONENTES DEL SISTEMA

Los componentes del sistema son aquellos que nos llevan a el desarrollo correspondiente del mismo por tanto los subsistemas, los subsistemas de nuestro sistema son los pacientes, el agenda miento de la cita, el odontólogo, la auxiliar de odontología, historias clínicas, recepcionista.

·      La misión de producción. Es decir, la prestación del servicio de odontología.

·    La misión de apoyo. Es decir, las personas encargadas de ofertar nuestro servicio el área de comercial.

·    La misión de mantención. Es decir, lograr que los pacientes sigan adquiriendo nuestro servicio y buscar la mejor prestación del servicio.

· Lamisión de adaptación. Es decir, saber cuál es el medio en el cual nos desempañamos en este caso el centro comercial.

·    La misión de dirección. Es decir, la persona encargada que se le preste una buena atención y que se sienta satisfecho el paciente.

DIRECCIÓN DEL SISTEMA

Nuestro sistema va orientado a la mejor prestación del servicio para satisfacer las necesidades del paciente con el fin de lograr crecimiento y reconocimiento, cambiando  nuestros objetivos para de adaptarnosal medio en el cual nos desempañamos, esto se logra con la interacción de todos los subsistemas ya que con el funcionamiento correcto de ellos logramos cumplir nuestras metas.

CONCLUSIONES

• Realizar un software confiable para el uso diario de la clínica ortodoncia activa para el mejoramiento de la atención del paciente.
•   Aumentar la productividad del grupo de trabajo.
•     Manejar la información de modo seguro sin errores.
•  Brindar confiabilidad de la información o documentación del paciente si tener el riesgo de extraviar información
• estrategias para el aumento de venta y rentabilidad en el mercado