SISTEMA
Sistema de información para el manejo
de las historias clínicas de
odontología de la IPS ortodoncia activa Ltda.
MANUAL ESPECÍFICO DE
FUNCIONES
NIVEL PROFESIONAL: odontólogo
CÓDIGO: 001
DEPENDENCIA: ortodoncia activa Ltda.
OBJETIVOS
Ejecutar
labores profesionales de odontología en programas de promoción, protección, recuperación de la salud oral y
rehabilitación del paciente en una
institución de cualquier nivel de atención con el fin de velar por la
buena salud oral en la clínica.
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
·
Participar
en el diagnóstico y pronóstico del estado de salud de la población del área de
influencia.
·
Participar en las brigadas de salud de acuerdo
con las necesidades de la comunidad en el área.
·
Efectuar consulta odontológica ambulatoria,
realizando los tratamientos que se deban ejecutar a ese nivel.
·
Remitir
a los pacientes que lo requieran al nivel superior de atención conforme a las
normas establecidas.
·
Participar
en los programas de promoción, educación y prevención de enfermedades orales en
la comunidad.
·
Establecer
y mantener las relaciones de coordinación con las demás reparticiones de la
institución para lograr una eficaz prestación de los servicios de salud.
·
Procurar
la consecución oportuna de los recursos necesarios y promover la utilización
racional de los disponibles.
·
Evaluar
las actividades e impacto de la prestación de los servicios de salud oral a la
comunidad.
·
Las
demás funciones asignadas por el superior inmediato de acuerdo el nivel,
la naturaleza y el área de desempeño del
cargo.
NIVEL ASISTENCIAL
DENOMINACIÓN DEL EMPLEO: auxiliar de odontología
CÓDIGO: 002
DEPENDENCIA: ortodoncia activa Ltda.
OBJETIVO
Es un cargo
de carrera administrativa donde existe
la ejecución de labores asistenciales en procedimientos de nivel
auxiliar en salud oral, en un organismo de atención a las personas.
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
·
Preparar
el ambiente del consultorio odontológico.
·
Preparar los materiales y medicamentos que se
requieran en la atención diaria de los pacientes.
·
Preparar y esterilizar el instrumental, equipo
y materiales y alcanzar el instrumental al odontólogo.
·
Revelar
radiografías.
·
Elaborar los diferentes registros según las
normas establecidas.
·
Velar por el cuidado de los equipos e
instrumental.
·
Las demás funciones asignadas por el superior
inmediato de acuerdo con el nivel, la
naturaleza y el área de desempeño del
cargo.
NIVEL PROFESIONAL: recepcionista
CÓDIGO: 003
DEPENDENCIA: ortodoncia activa Ltda.
OBJETIVO
Es un cargo
de carrera administrativa donde existe una ejecución de servicio al cliente
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
·
Atender
el teléfono recibiendo o haciendo llamadas y trasladándolas a los interesados.
·
Recibir y atender a los usuarios y demás
personal externo que llegue a la institución.
·
Recibir
la correspondencia y trasladarla a las personas remitidas llevando un registro
de la misma.
·
Agendar
las citas solicitados por los pacientes se telefónicamente o personalmente.
·
Las demás que le asigne el Gerente
SUBSISTEMAS
·
Pacientes
·
Odontólogos
(ortodoncia, endodoncia, periodoncia y odontólogo general)
·
Historias
clínicas odontológicas.
·
Auxiliar
de odontología
·
Recepcionistas
·
Citas
(programación, agenda)
Definición de cada uno de los subsistemas:
PACIENTE: usuario al cual llega al consultorio
para solicitar un servicio de
odontología.
ODONTÓLOGO: El
odontólogo centra sus actividades en le prevención, atención y rehabilitación
en materia de salud dental.
HISTORIAS CLÍNICAS:
a) Desarrollar una historia clínica dental, capaz de reunir
todos los elementos de diagnóstico necesarios.
·
Historial médico del
paciente.
·
Odontograma.
·
Periodontologia
·
Detalle de la
prestaciones dentales realizadas
·
Informe para el médico
b) Que sea rápida de cargar con los datos indispensables para un
diagnóstico eficaz.
·
Con preguntas concisas,
cuya respuestas es afirmativa o negativa SI / NO
·
Con preguntas a
desarrollar en caso afirmativo.
·
Con índices
epidemiológicos específicos para la enfermedades más comunes de la boca.
c) De fácil gestión, para el profesional y personal auxiliar.
AUXILIAR
DE
·
Permanecer
en el consultorio cuando el odontólogo esté atendiendo el usuario.
·
Instrumentar
y preparar racionalmente los materiales odontológicos, velando por su adecuada
manipulación,
·
dosificación
y conservación.
·
Responder
por el cumplimiento de las normas de esterilización rigurosamente, empleando
los medios químicos y físicos
·
según
los protocolos, controlando el proceso de esterilización, funcionamiento del
autoclave, sustancias químicas.
RECEPCIONISTA:
·
Atender
a los usuarios en primera instancia, ya sea en forma personal o telefónicamente. Brindándole información
veraz y oportuna, tratando en lo posible de dar respuesta a sus preguntas, de
forma cordial y tolerante.
·
Dar,
cancelar, cambiar y confirmar las citas odontológicas, de acuerdo a la
disponibilidad horaria de los odontólogos, necesidades del usuario y tiempo que
demande el procedimiento según el odontólogo, verificando cumplimiento de
requisitos.
PROGRAMACIÓN
AGENDA (CITAS)
Se programa por anticipación una cita
previa para cada paciente dependiendo la especialidadla cual necesita que lo
atienda con el fin de mejorar la comunicación telefónica y la asignación de
citas oportunas.
SINERGIA
La sinergia es la integración de
elementos que da como resultado algo más grande que la simple suma de estos, es
decir, cuando dos o mas elemento se unen
sinérgicamente se crea un resultado que aprovecha y maximiza las
cualidades de cada uno de los elementos. Es la interacción de sistemas que
conforman un nuevo objeto. Acción o coordinación de dos o más causas o partes
(elementos) cuyo efecto es superior a la suma de efectos individuales.
LAS RELACIONES QUE SE INTERCAMBIAN
ENTRE LOS SUBSISTEMAS SON:
·
RECEPCIONISTA-PACIENTE: Es la persona encargada de brindarle al
paciente información sobre la prestación de servicio y le agenda la citas de
todos y cada uno de los pacientes dependiendo del servicio que se va prestar
·
ODONTOLOGO-PACIENTE:
Es
el profesional encargo de prestar el servicio solicitado por el paciente,
ejemplo: El odontólogo le realiza una resina a el paciente el cual a cambio de
este procedimiento debe cancelar un valor monetario ya acordado con el
odontólogo.
·
AUXILIAR
–PACIENTE: La auxiliar es La persona encargada
de velar por la seguridad del paciente durante el procedimiento realizado por
el odontólogo, es la encarga de verificar la esterilización del instrumental.
·
HISTORIA
CLINICA-PACIENTE: En la historia clínica esta almacenada
la información sobre los procedimientos realizados al paciente, la cual
contiene la información personal del paciente.
·
PRAGRAMACION
DE CITAS-PACIENTE:
Es la asignación de cita previa a el paciente validando con el paciente la
disponibilidad de su tiempo, para el cumplimiento de esta cita.
·
RECEPCIONISTA-ODONTOLOGO: Es la
persona encargada del manejo de agenda, de cada odontólogo de acuerdo a el
asignación de citas previas con el paciente, de acuerdo a el procedimiento que
se le beba realizar a el paciente, estas citas tendrán un tiempo ya acordado.
·
ODONTOLOGO-AUXILIAR: La
auxiliar es la cargada del alistamiento del material necesario de acuerdo al
procedimiento que realice el odontólogo.
·
AUXILIAR-HISTORIAS
CLINICAS: La auxiliar se encarga del manejo de la historia
clínica, relacionando dentro de la misma el procedimiento realizado por el
odontólogo, es la responsable de que este correctamente archivada.
·
HISTORIA
CLINICA-PROGRAMACION DE CITAS: En la historia clínica debe
constar el procedimiento realizado por
el odontólogo, con el atacamiento de los parámetros de fecha y hora, ya
acordados por el paciente en la programación de dicha cita, en caso de no
asistir a esta cita en la historia clínica debe constar el incumplimiento de la
misma.
PROGRAMACION DE
CITAS-RECEPCIONISTA: La recepcionista persona encargada de
acordar con el paciente la asignación de la cita, teniendo en cuenta fecha y
hora para la misma.
ENTORNO Y MEDIO AMBIENTE DEL SISTEMA
MISION
ORTODONCIA ACTIVA es una
institución privada de prestación de servicios odontológicos generales y
especializados que con calidad humana, trabajo en equipo, tecnología
disponible, costos accequibles, excelencia e idoneidad de nuestros
profesionales; ofrecemos a nuestros usuarios la mejor calidad integral en la
atención de la salud en propósitos de mantener, mejorar, recuperar y
rehabilitar la salud oral de los
pacientes.
VISION
En
el 2012 seremos una institución líder en la prestación de servicios
odontológicos generales y especializados; brindando un servicio de excelente
calidad; con oportunidad de atención y costos accequibles; con el más alto
grado de satisfacción de los pacientes y
profesionales.
OBJETIVOS
·
puntualidades en las citas
·
servicio integral
·
excelencia profesional
·
seguridad, calidad y garantía de los
tratamientos
·
utilización de excelentes materiales
·
fácil acceso a nuestros consultorios
METAS
Las metas
de la IPS ORTODONCIA ACTIVA es
brindar un servicio de mejor calidad cada día para satisfacer las necesidades
de los usurarios, poniendo a su disposición los mejores profesionales para de esta
forma obtener calidad en el servicio. El cual esta vigilado por la secretaria
de salud y medio ambiente.
PLAN ESTRATÉGICO
- Estudia las capacidades de cada profesional puesto a la disposición del usuario para esta forma garantizar la calidad del servicio.
- realizar publicidad de la clínica IPS ortodoncia activa en medios de comunicación como periódico, volantes, televisión y radio para de esta forma dar a conocer la clínica y los servicios que se prestan en ella.
- otra forma de aumentar el mercadeo es incentivando a los usuario por la adquisición del servicio esto se llevaría a cabo como bonos, regalos, descuentos. etc..
- evaluar el entorno en que se encuentra la empresa ubicada para obtener mayor mercadeo teniendo como punto de referencia la competencia.
ENTROPIA
La entropía
de la IPS ortodoncia activa es que debido a la gran demanda del servicio el
consultorio manifiesta que tiene muchas dificultades en el manejo del archivo
de las historias clínicas en el momento de sacarlas y archivarlas nuevamente ya
que cada vez hay mas volumen de pacientes y eso hace que el archivador que se
tiene en el consultorio ya no tenga mas espacio adecuado para guardarlas y por
tal motivo se están deteriorando exponiéndose a perder mucha información de los
pacientes que asisten frecuentemente al consultorio .
Otro de
los grandes inconvenientes que produce el manejo del archivador es el tiempo
que se pierde al momento de buscar las historias clínicas, ya que aunque el
consultorio ortodoncia activa ha
procurado mantener un orden la falta de espacio ha ocasionado que con el paso
del tiempo no sea fácil ubicar las historias lo que hace perder tiempo
alauxiliar entre consulta y consulta lo que deriva en perdida de tiempo para
los pacientes y perdida de tiempo en consultas que podría aprovechar el
consultorio si existiera algún tipo de sistema que facilitara la búsqueda de
dichas historias.
Otra
parte de la entropía que encontramos es reconocimiento de la empresa ya que se
encuentra dentro de un centro comercial y por falta de publicidad muchas
personas no saben que se presta un servicio de salud.
NEGUENTROPÍA
Es todo
lo contrario de entropía en este tema encontramos la organización que se debe
tener en la empresa con base al servicio prestado para el buen funcionamiento
de la misma con el fin de mejorar la calidad de la atención del usuario para
disminuir el impacto de riesgos, todo esto se puede cumplir teniendo una base
de datos para guardar la información, un software para el manejo de la
información y suficientes equipos tecnológicos para manejar la información en
red dependiendo de los personas que la manejan.
HOMEOSTASIS
La homeostasis de la IPS ortodoncia
activa teniendo en cuenta que la neguentropia es el equilibrio del sistema de
nuestra empresa, ya que con este aumentamos la calidad del servicio, mayores
entradas económicas y reconocimiento a nivel comercial, con la publicidad
lograríamos que nuestra empresa crecieran continuamente.
Es necesario tener encuenta que a lo
largo del funcionamiento de nuestra empresa se ha acreditado por su calidad y
buen servicio, gracias a él buen desempeño de sus empleados los cuales han ganado
la confianza y fidelidad de los pacientes, esto se ha visto con el aumento de
las consultas diarias, gracias también a él buen de la empresa.
Esta seria la forma adecuada del
funcionamiento de la empresa ya que aumentaríamos las entradas económicas y de
esta forma disminuir los costos evitando los reproceso en el servicio.
RETROALIMENTACION
En
la clínica ortodoncia activa encontramos un falencia en un subsistema en el
cual nos enfocaremos para detallar un poco en lo que se esta fallando.
En
este subsistema que es el de la programación de citas encontramos que aquí se
tiene una agenda en físico donde de realiza la anotación de las citas y los
datos actuales de los pacientes para podernos comunicar con ellos por vía
telefónica. En días pasados una de estas agendas se refundió lo cual se genero
la perdida total de información de los
pacientes, esto a llevado a que se tengo que buscar historia por historia en
los archivos para recolectar dicha información lo cual creo la perdida de
tiempo del personal de la clínica y los importante es que la información se ha
convertido errónea ya que los pacientes o han perdido su teléfono móvil de han cambiado de domicilio. Todo esto ha
llevado a que la suma de los pacientes que estaban citados se han reducido por un
40% ya que estaban acostumbrados a que
se les recordara la cita.
RETROALIMENTACIÓN
POSITIVA Y NEGATIVA
Se
recopilo nuevamente la información de la agenda extraviada con la perdida de la
misma se decidió que era necesario guardar la información en lugar las seguro
en una base de datos en el computador del consultorio, de igual forma se
modifico los objetivos del profesional quien semanalmente atendida a 60
pacientes en el trascurso de la semana en la cual se perdió la agenda el
profesional atendió 40 pacientes, esto
por la pérdida de la información.
OBJETIVOS DEL
El
objetivo del subsistema de programación de citas, es el de tener una información
correcta y veraz que sea de fácil acceso, ya que es necesario para el buen
desarrollo de nuestro sistema, para lograr este necesitamos del apoyo de todos los subsistemas que conforman
el sistema , iniciando por la información indicada por el paciente la cual será
la fuente para presentarle el mejor servicio, y que obtenga así los beneficios
que brinda nuestro sistema, el buen desempeño que realice el odontólogo
garantiza la conformidad del servicio brindado y de esta forma en la que todos
los subsistemas trabajen en cohesión se cumplirá el objetivo del subsistema.
EL MEDIO DEL SISTEMA
El
medio de nuestro sistema en ubicación
geográfica es el centro comercial el sistema
se ha encontrado en este medio desde su inicio, en cual ha logrado sobre vivir gracias a su capacidad de fácil adaptación a los cambios presentados
en el medio.
Nuestro
sistema esta rodeado de amenazas a nivel de mercadeo ya que por su ubicación
encontramos competencias capaces de lograr que nuestras ventas se reduzcan.
Para esta situación se están planeando varios tipos de estrategias la cuales se
llevaran a cabo con el fin de mejorar el mercadeo de la clínica reduciendo
costo, prestando servicio de calidad garantizándole al usuario seguridad y
confianza en sus tratamientos e incentivándole con pequeños detalles que le
agrade al paciente.
LOS RECURSOS DEL
SISTEMA.
Los
recursos del sistema son aquellos que nos llevan a el desarrollo dependiendo de
los medios que vamos a necesitar para lleva a cabo los objetivos propuestos, en
este caso muestra recursividad es:
Humana:
en esta parte del recurso hace parte los profesionales en las diferentes áreas
de la odontología, las auxiliares y recepcionista que por el trabajo en grupo
se logra la satisfacción del usuario por medio de la prestación del servicio.
Tecnológico: estos
recursos son una de las bases fundamentales en este sistema ya que por medio de
este se realizara los archivos de informaciones los cuales se guardara los
datos delos pacientes con seguridad de no tener perdida de la misma, nos
facilitara el manejo de las historias clínicas para consignar las evoluciones
diarias de los pacientes.
Económicos: aquí se habla de estimación de costos
se hace referencia, exclusivamente, al
esfuerzo humano para llevar a cabo los objetivos planteados para el sistema
COMPONENTES DEL SISTEMA
Los
componentes del sistema son aquellos que nos llevan a el desarrollo
correspondiente del mismo por tanto los subsistemas, los subsistemas de nuestro
sistema son los pacientes, el agenda miento de la cita, el odontólogo, la
auxiliar de odontología, historias clínicas, recepcionista.
· La
misión de producción. Es decir, la prestación del servicio de
odontología.
· La
misión de apoyo. Es decir, las personas encargadas de ofertar
nuestro servicio el área de comercial.
· La
misión de mantención. Es decir, lograr que los pacientes sigan
adquiriendo nuestro servicio y buscar la mejor prestación del servicio.
· Lamisión
de adaptación. Es decir, saber cuál es el medio en el cual nos
desempañamos en este caso el centro comercial.
· La
misión de dirección. Es decir, la persona encargada que se le preste
una buena atención y que se sienta satisfecho el paciente.
DIRECCIÓN DEL SISTEMA
Nuestro sistema va orientado a la
mejor prestación del servicio para satisfacer las necesidades del paciente con
el fin de lograr crecimiento y reconocimiento, cambiando nuestros objetivos para de adaptarnosal medio
en el cual nos desempañamos, esto se logra con la interacción de todos los
subsistemas ya que con el funcionamiento correcto de ellos logramos cumplir
nuestras metas.
CONCLUSIONES
- Realizar un software confiable para el uso diario de la clínica ortodoncia activa para el mejoramiento de la atención del paciente.
- Aumentar la productividad del grupo de trabajo.
- Manejar la información de modo seguro sin errores.
- Brindar confiabilidad de la información o documentación del paciente si tener el riesgo de extraviar información
- estrategias para el aumento de venta y rentabilidad en el mercado
